Aprovat el nou Reglament que estableix els requisits informàtics de facturació

Al BOE del passat 6 de desembre de 2023 s’ha publicat el Reial Decret 1007/2023, de 5 de desembre, pel qual s’aprova el Reglament que estableix els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandardització de formats dels registres de facturació. Els empresaris i professionals tindran fins a l’1 de juliol del 2025 per adaptar-se a aquests canvis del software de facturació.

Volem informar-los que el Govern ha aprovat el Reglament (Reial Decret 1007/2023, de 5 de desembre) que desenvolupa els requisits dels programes informàtics de facturació per evitar el “software de doble ús”.

Amb l’objectiu de posar final a la producció, tinença i ús de programes i sistemes informàtics que permetin la manipulació de les dades comptables i de gestió (el que es coneix com a programari de doble ús), La Llei General Tributària imposa l’obligació “per part dels productors, comercialitzadors i usuaris, de què els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos comptables, de facturació o de gestió de qui desenvolupi activitats econòmiques garanteixin la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat de els registres, sense interpolacions, omissions o alteracions de les quals no quedi l’anotació deguda en els sistemes mateixos”, i aquest Reial Decret 1007/2023, de 5 de desembre, és el desplegament reglamentari d’aquesta obligació.

Aquest Reglament se centra exclusivament en garantir que els sistemes informàtics, que suportin els processos de facturació dels obligats tributaris, compleixin el conjunt d’aquests requisits, quedant fora del seu àmbit objectiu els processos comptables i de gestió d’empresaris i professionals. Per fer-ho, s’estableixen les especificacions que han de complir els sistemes de facturació.

Atenció. Després de l’aprovació d’aquest Reglament s’han d’aprovar per Ordre Ministerial les especificacions tècniques que haurà de reunir el software de facturació i en què s’inclouran més concrecions sobre aquesta regulació.

Cal ressaltar que aquest desenvolupament reglamentari és diferent del que hi ha pendent de l’obligació d’empresaris i professionals de facturar electrònicament (Projecte de Reglament de factura electrònica B2B, actualment en tramitació pel Ministeri d’Economia, Comerç i Empresa amb la participació de l’Agència Tributària.). Precisament, aquesta obligació no es farà efectiva fins després que la norma reglamentària es publiqui i en la mateixa es regularà la factura electrònica, i es referirà a la documentació, conservació i transmissió d’aquests documents.

Atenció. Les obligacions que recull el Reglament no s’adrecen tant als empresaris o professionals, sinó que estan definides, sobretot, per als productors i comercialitzadors del software de facturació, que són els que hauran d’ofertar als empresaris sistemes informàtics de facturació adaptats a la norma .

Quin és el seu objecte i àmbit territorial?

Té per objecte la regulació dels requisits i especificacions tècniques que ha de complir qualsevol sistema i programa informàtic o electrònic, d’ara endavant denominat genèricament sistema informàtic, utilitzat pels que desenvolupin activitats econòmiques, d’acord amb la definició donada a la Llei 35/2006 de l’IRPF, quan suporti els processos de facturació de les operacions corresponents a la seva activitat, per garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació sense interpolacions, omissions o alteracions de les quals no quedi la deguda anotació als sistemes mateixos, amb la informació sobre tots els lliuraments de béns i prestacions de serveis.

El Reglament és aplicable a tot el territori espanyol, sense perjudici de les especialitats establertes pels territoris forals (País Basc i Navarra) de concert i conveni econòmic i per la normativa específica per a Canàries, Ceuta i Melilla. Es precisa en relació amb els territoris forals, que el Reglament és aplicable als obligats tributaris quan tinguin el domicili fiscal en territori comú.

A quins obligats tributaris resulten d’aplicació?

El Reglament s’aplica als obligats tributaris que s’indiquen a continuació, que utilitzin sistemes informàtics de facturació, encara que només els usin per a una part de la seva activitat:

  • Els contribuents de l’Impost sobre Societats, excepte els del sector públic i les entitats parcialment exemptes que només estaran sotmeses per les operacions que generin rendes subjectes i no exemptes.
  • Els contribuents de l’Impost sobre la Renda de les Persones Físiques que desenvolupin activitats econòmiques.
  • Els contribuents de l’Impost sobre la Renda de no Residents que obtinguin rendes mitjançant un establiment permanent.
  • Les entitats en règim d’atribució de rendes que desenvolupin activitats econòmiques, sense perjudici de l’atribució de rendiments que correspongui efectuar als seus membres.
  • Als productors i comercialitzadors dels sistemes informàtics de facturació.

Se n’exclouen:

  • No s’aplicaran als contribuents que portin els llibres registres a través de la Seu electrònica de l’AEAT mitjançant el subministrament electrònic dels registres de facturació (SII).
  • El Reglament també preveu la possibilitat que el Departament d’Inspecció de l’AEAT, amb la sol·licitud prèvia, atorgui alguna dispensa en l’aplicació d’aquest Reglament, en relació amb determinats sectors empresarials o professionals o operacions, respecte dels quals s’apreciïn circumstàncies excepcionals.

Atenció. Els productors i comercialitzadors dels sistemes i programes informàtics hauran de tenir adaptats aquests a les exigències d’aquest Reglament, en el termini màxim de 9 mesos des de l’entrada en vigor de l’Ordre ministerial que aprovi les especificacions tècniques d’aquesta matèria. Per part seva, els usuaris (no exclosos) hauran de tenir operatius i adaptats els seus sistemes i programes de facturació abans de l’1 de juliol de 2025.

Quines operacions determinen que els sistemes informàtics s’hagin de sotmetre a les noves previsions?

Les noves normes resultaran d’aplicació als sistemes informàtics de facturació en relació amb les operacions corresponents a l’activitat dels obligats tributaris assenyalats a l’apartat anterior, amb les excepcions següents:

  • Als contribuents que tributin pel règim especial de l’agricultura, ramaderia i pesca de l’IVA en les operacions amb expedició de rebut.
  • Als contribuents en recàrrec d’equivalència i règim simplificat d’IVA i als que el Departament de Gestió autoritza a no emetre factura.
  • Les relacionades amb determinades entregues d’energia elèctrica o les facturades per la Comissió Nacional d’Energia i per compte de distribuïdors i dels productors d’energia elèctrica en règim especial o dels representants.
  • Les documentades en factures per operacions realitzades mitjançant establiments permanents a l’estranger.

Quins sistemes informàtics han d’utilitzar els empresaris i professionals afectats?

Els obligats tributaris poden realitzar el compliment de les noves obligacions utilitzant les opcions següents:

  • Un sistema informàtic propi (que compleixi els requisits establerts en la Llei General Tributària i en el propi reglament que comentem), que ha de comptar amb una declaració responsable de la qual quedi constància formal, expedida per la persona o entitat productora, fabricant o desenvolupadora del mateix, havent de certificar que els seus sistemes informàtics s’ajusten a les normes i responen davant dels qui els adquireixin o utilitzin per donar suport als seus processos de facturació, podent sol·licitar-los el client o l’Administració. Aquesta declaració responsable haurà de constar per escrit i de manera visible. A més, inclourà les dades referents al sistema informàtic, així com conèixer les característiques de la instal·lació del mateix i ha de contenir les dades identificatives i de localització del productor del sistema informàtic esmentat i la data i lloc en què la signatura.

S’admet la possibilitat d’utilitzar un mateix sistema informàtic per part de diversos obligats tributaris sempre que els registres de facturació de cadascun estiguin diferenciats i els requisits es compleixin per separat per a cadascun.

  • L’aplicació informàtica que a aquest efecte pugui desenvolupar l’Administració tributària.

Quins requisits hauran de complir els sistemes i programes informàtics?

S’estableix que els sistemes informàtics i que s’utilitzin per registrar i documentar els lliuraments de béns i prestacions de serveis han de garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació. A més, el sistema informàtic haurà de tenir capacitat de remetre per mitjans electrònics a l’Administració tributària, de manera continuada, segura, correcta, íntegra, automàtica, consecutiva, instantània i fefaent, tots els registres de facturació generats i comptar amb un registre d’esdeveniments que reculli automàticament, en el moment en què es produeixin, determinades interaccions amb aquest sistema informàtic, operacions realitzades amb ell o successos ocorreguts durant el seu ús, guardant les dades corresponents a cadascun, que han de poder ser consultades des del mateix sistema informàtic.

Als sistemes informàtics s’haurà de trobar degudament dissociat l’accés a la informació amb transcendència tributària de l’accés a la possible informació confidencial de caràcter no patrimonial, de manera que l’Administració tributària pugui accedir directament a la consulta i a la resta de funcionalitats exigides sobre la informació dels registres de facturació i d’esdeveniments.